Sie planen ein Treffen mit vier Personen. Später steht ein fünfter Name im Kalender. Prüfen Sie vor der Suche nach einem technischen Fehler, ob die Einladung Gästen erlaubt hat, weitere Personen hinzuzufügen.
Öffnen Sie in Google Kalender am Computer einen Termin, den Sie bearbeiten dürfen, und kontrollieren Sie die Gästeberechtigungen. Google beschreibt dort das Kästchen „Andere einladen“. Entfernen Sie den Haken, wenn weitere Einladungen über Sie laufen sollen, und speichern Sie den Termin. Welche Einstellungen verfügbar sind, hängt von Ihrer Rolle und der Terminart ab.
Erklären Sie, wie weitere Personen vorgeschlagen werden
Für eine kleine Planungsrunde könnten Sie schreiben: „Soll noch jemand teilnehmen, bitte die organisierende Person, den Gast hinzuzufügen.“ Damit ist das Vorgehen klar, ohne die Bearbeitung des gesamten Termins freizugeben. Der Satz ist ein Formulierungsvorschlag, keine Vertraulichkeitsgarantie.
Veröffentlichen Sie Einladungen nicht in offenen Kanälen. Eine Berechtigung verhindert nicht, dass jemand Uhrzeit, Beschreibung oder Besprechungslink kopiert. Auch bei wenigen Gästen gehören unnötige private Details nicht in die Einladung.
Gästeliste und Dateien getrennt kontrollieren
Öffnen Sie den gespeicherten Termin erneut und prüfen Sie Einstellung und Namen. Das Verhindern neuer Einladungen sagt nichts darüber aus, ob alle bereits eingetragenen Personen weiterhin teilnehmen sollen. Klären Sie unbekannte Namen, bevor Sie jemanden entfernen, besonders bei gemeinsam verwalteten Arbeitskalendern.
Prüfen Sie verlinkte Dokumente zusätzlich über deren eigene Freigaben. Die Gästeliste zeigt nicht alle Zugangswege zu diesen Dateien. Zum Kennenlernen eignet sich ein deutlich gekennzeichneter Testtermin mit einer einverstandenen Person und ohne private Anhänge. Löschen Sie ihn danach, damit er nicht mit einem echten Treffen verwechselt wird.